Reuniões presenciais com clientes, sim ou não?

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Afinal é suposto voltar ao mundo “real”?

Se enveredaste por este caminho de ser Assistente Virtual, talvez tenhas aterrado nesta profissão porque precisas da tua liberdade em termos de tempo e espaço. 

Há Assistentes Virtuais que começaram com algum tipo de incapacidade ou doença que as impossibilita de ter uma vida profissional standard, outras chegámos aqui porque queremos tomar conta de filhos pequenos ou temos pessoas idosas ao nosso cargo, ou ainda outras pessoas simplesmente querem criar o seu negócio porque ficaram fartas da vida de escritório, patrões e horários a correr. 

Todos motivos são lícitos e válidos. A questão que nos traz aqui hoje é sabermos se, assumindo este título de “Assistente Virtual” devemos ou não voltar a aparecer mundo real, se devemos reunir presencialmente com clientes e parceiros, e se estamos ou não preparados para isso. Será bom para o nosso negócio mantermo-nos isolados por completo?

De repente, o teu (potencial) cliente liga-te e diz que quer conhecer-te em pessoa ou reunir contigo para trabalhar em algo muito concreto. Tu ficas calada e não sabes o que dizer. Nunca te questionaste isso! 

Então no “virtual” não é tudo feito através da internet e do telefone? É suposto sairmos do nosso confortável lugar (atrás do computador) para ir ao mundo “real” nu e cru? É deveras necessário termos de nos encontrar para coisas que podem ser feitas digitalmente, tal como acertarmos os detalhes sobre determinado trabalho, para assinar um contrato de colaboração, ou trabalhar em equipa? 

É uma questão de confiança (sobretudo no início)

Quer gostemos, quer não, os negócios fazem-se com base na confiança que as pessoas estabelecem entre si, é por isso um valor que devemos lutar por criar e manter com todos os nossos parceiros de negócio, um ativo que nos vai ajudar na nossa jornada.

Então a pergunta fica: Será possível criarmos confiança exclusivamente através do computador e das comunicações digitais? Confiança até que nível? 

Eu diria que sim, que é possível atingir a confiança máxima (a prova disso é que nem a Raquel nem eu ainda vimos a Maria ao vivo!), mas também me parece que o caminho fica muito mais facilitado (e encurtado) se conseguirmos efetivamente reunir com a outra pessoa na vida real — nem que seja apenas uma vez, no início da colaboração.

Porquê? Porque, de forma consciente ou inconsciente, muito do que somos transmite-se através da totalidade do nosso corpo, pelas nossas maneiras de estar e olhar para o outro, pela linguagem não verbal, a nossa postura e gestos, e também pela forma como decidimos vestir-nos e arranjar-nos. 

O objetivo pré-histórico da confiança seria sobreviver na comunidade. Hoje, no mundo empresarial, o objetivo é criar relações que nos ajudem a impulsionar o nosso trabalho, para que este possa ser de valor à sociedade.

Amy Cuddy, Presença

Nas reuniões presenciais, o olhar nos olhos e o perceber a pessoa por inteiro permite-nos estabelecer rapport, empatia, e no final da reunião, termos um barómetro da confiança que o outro ou o projeto gera em nós, para a partir daí, depreender se merece o nosso compromisso e a nossa dedicação.

Já no virtual, e da minha experiência, são precisas várias horas de conversa não presencial (telefónica ou online) para conseguir a confiança de um novo cliente ­— ou de outro tipo de parceiro de negócios. Pelo contrário, às vezes bastam 30 minutos (ou menos) de conversa sincera com alguém, a caminhar, à volta de um café ou de uma refeição, para haver uma ligação emocional forte entre os interlocutores.

Resumidamente, na minha opinião, a questão não é tanto se é possível gerar confiança exclusivamente através do contacto virtual, mas sim qual dos dois métodos é mais efetivo. Eu aposto no real — por mais que nos custe às vezes assumir que é preciso voltarmos ao mundo “lá fora” e isso exija mais cuidado da nossa parte em termos de apresentação e logística para chegar ao sítio combinado às horas certas. 

(Nota pessoal: eu adoro reuniões presenciais! Sinto que ao pisar o mundo de portas para fora — especialmente depois de algum tempo sem compromissos sociais—, volto a conquistar um tempo e um espaço que já foi meu, mas cujas fronteiras foram diluindo-se no vagar da vida doméstica. Sinto-me mais viva!). 

Com que objetivos poderás ter reuniões presenciais?

Já falei da necessidade de gerar confiança numa fase inicial de colaboração, mas a confiança também tem de se alimentar. Por isso, os motivos para reunir podem ser mais do que muitos.

Eu já tive clientes que faziam questão de ter dois encontros presenciais por ano, um em setembro para preparar o ano seguinte, e outro em abril para avaliar o trabalho a decorrer. Estes encontros sempre foram extremamente benéficos para a colaboração porque acabávamos por perceber dúvidas que não tínhamos identificado antes, ou questões que iam mais além do estritamente necessário, mas que davam uma visão mais completa sobre o negócio e o resultado esperado da delegação. Evidentemente, como eram reuniões presenciais muito bem preparadas, eram extremamente produtivas. Tudo positivo!

Poderás ter reuniões presenciais para:

  • Conhecer (pela primeira vez) o teu cliente, ou validar o início da colaboração. Eu já reuni com um empreendedor após várias conversas por telefone para assinar um contrato (algo que podia ser feito pelo correio), mas que decidimos fazer num sitio bonito e agradável para celebrar o início da nossa parceria.
  • Apresentar-te à equipa que trabalha com o teu cliente. Se fores colaborar com essas pessoas nos projetos, este passo é verdadeiramente importante. Colocarmos cara e alma nos nomes das pessoas que assinam os emails e com quem falamos no dia-a-dia dá-nos um sentimento de pertença muito forte, que transparece nos resultados.
  • Reforçar laços com o teu cliente. Por exemplo, um cliente poderá pedir-te que estejas presente numa determinada formação ou compromisso com terceiros para dar algum tipo de apoio (se isso estiver contemplado nos teus serviços). Também poderá simplesmente convidar-te a assistir a um evento sem esperar nada em troca (sim, isto pode acontecer! Se conquistares clientes com esse nível de comportamento tens um futuro brilhante pela frente!).
  • Ter reuniões presenciais de trabalho intenso em que são precisas várias cabeças a pensar ou a executar e em que a presença física seja benéfica. Por exemplo, dentro de uma equipa de uma startup, se tiveres de trabalhar em conjunto com várias pessoas no âmbito de um projeto que precisa de ti.
  • Conhecer algum espaço físico, onde vá acontecer algum evento que estejas a preparar.
  • Poderá haver outros cenários como troca de bens para algum serviço teu (eu já fui responsável por fazer envios de livros a pessoas que os encomendavam na loja online).

És Assistente Virtual, e ainda existes no mundo real

Como vês, não é por seres Assistente Virtual que deixas de ter uma presença física no mundo real. O meu conselho é faças os possíveis por manter-te viva, por assistires a todas as reuniões presenciais que fizerem sentido e por manter a ligação com as pessoas com quem trabalhas. Por vários motivos:

  • Ajuda-te a manter a sanidade em termos de espaço físico. O mundo continua a ter coisas lindas como o sol e nuvens, e coisas menos boas como o trânsito ou a poluição. Ao voltares a casa sentir-te-ás grata por voltar ao teu ninho, seguro, confortável e previsível.
  • Favorece a conexão social, somos seres gregários, não podemos esquecer isso!
  • Recebes validação externa, olhos nos olhos, do teu trabalho e opiniões, e das pessoas com quem trabalhas, e isso é importantíssimo para continuares a tua jornada empreendedora.
  • Voltas para o trabalho no dia seguinte com uma sensação aumentada de pertença a algo maior do que antes tinhas imaginado. Pegas no trabalho com vontade de fazer mais e melhor!

E se o teu cliente não te pedir reuniões presenciais? 

Isto também pode acontecer. Se depois de ler este artigo, queres mesmo conhecer o teu cliente presencialmente mas ele não te convida a fazê-lo…. toma tu a iniciativa!

Aproveita um dia de folga e avisa com tempo de que vais estar por perto do sitio onde trabalha ou mora, e gostarias de o conhecer ao vivo. Tenho a certeza de que vai ficar comovido com a tua pro-atividade, vai agradecer-te imenso a atenção dispensada e tu vais conquistar ainda mais a sua confiança!… 

Não é à volta dela que tudo gira nos negócios e nas relações? 😉