Quando nos equivocamos…

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Estamos sempre a aprender!

Trabalhar como Assistente Virtual, já falámos inúmeras vezes aqui, proporciona-nos liberdade de horários, a sensação de sermos donas do nosso tempo e também a possibilidade de um salários acima da média. É assim que vemos a profissão, mas o certo é que também tem os seus desafios. E não falo aqui das dificuldades iniciais para criar um negócio do zero, saltar fora de um trabalho fixo para criar que não existe, a ansiedade de encontrar o primeiro cliente que nos ajude a pagar as contas ou sequer assumirmo-nos perante o mundo como freelancers ou trabalhadores independentes. 

Falo dos desafios meramente operacionais e também das relações que mantemos com os nossos clientes, das expetativas não cumpridas. Pelas conversas que vou tendo, muita gente opina que ser Assistente Virtual é receber umas tarefas e apenas ter de executá-las, mas essa é, na minha opinião, uma versão muito simplista da profissão. Se já estás nesta caminhada, já terás percebido que, além de aspetos práticos e incontornáveis (como por exemplo a contabilidade), o nosso sucesso depende sobretudo das relações e comunicação que estabelecemos com os nossos clientes, pois é nelas que se baseia a capacidade para resolvermos as situações quando nos equivocamos. Nesse aspeto estamos sempre a aprender como fazer melhor.

Hoje quero partilhar uma experiência recente em que claramente me equivoquei, que me fez refletir e da qual tirei umas belas lições profissionais. Espero que te sirva de ajuda nesta tua nova profissão, lembra-te: é muito mais inteligente é aprender com os erros dos outros do que com os próprios!

As regras do jogo

No início da profissão, queremos agarrar todas as oportunidades, não dizemos que não a quase nada e, erradamente, aceitamos trabalhar por pouco dinheiro. Vamos apendendo com os erros. Com o tempo, assumimos a importância de sermos nós a definir as regras do jogo, porque começamos a acreditar mais em nós próprios e na nossa capacidade de entregar valor.

Uma das regras do jogo é a forma em que queremos trabalhar. Não há certos nem errados. Depende muito do nosso estilo de vida, do projeto do nosso cliente e do tipo de trabalho a executar. Já falámos aqui de que podemos trabalhar de 3 formas:

  • Por projecto: por um valor fechado para executar o trabalho combinado, por exemplo para um cliente pontual.
  • Por avença: quando o volume e tipo de trabalho é aproximadamente o mesmo e o cliente precisa de um parceiro a médio ou longo prazo. 
  • Por horas: quando o volume de horas flutua a cada semana ou mês. Neste caso, o Assistente Virtual regista as horas trabalhadas e manda um relatório ao cliente. Pode pagar-se um pack de x horas em avanço ou no fim do mesmo.

No meu caso, já trabalhei das três formas e cada uma delas tem as suas vantagens e desvantagens. 

Uma história de expetativas e desafios de trabalhar por horas

Tenho uma cliente muito querida que está a montar um projeto de grande envergadura. O meu trabalho com ela depende não apenas do que ela delega, mas também do input de outros colegas, sendo por isso um trabalho instável em termos de horas, e é por esse motivo que decidimos trabalhar com packs de horas. Ela esperava muita disponibilidade da minha parte, e eu quis acreditar que a teria.

Já desde o início do confinamento senti alguns desafios em dar resposta às suas necessidades; tendo dois filhos em casa e um marido a trabalhar a tempo inteiro, o tempo era mesmo limitado. As coisas até nem correram mal, com muitos esforços lá se fez, mas eu sabia que não estava a dar o meu melhor. Depois chegou o verão com mais desafios: estar em casa alheia, visitas frequentes de familiares, necessidade de dar atenção à pessoas que vejo uma vez por ano… e os problemas de comunicação e mal-entendidos começaram a ser a regra em vez da exceção. 

Durante um par de semanas em contexto “semi-férias” em família, o trabalho ia sendo feito aos poucos, sem grande consistência nem horários definidos, e a minha cliente começou a sentir-se impaciente comigo. E nessas situações que eu começo a sofrer, porque não quero desapontar ninguém, nem família, nem clientes… Tive de desistir de alguns dias de praia, mas fiquei mais tranquila por estar a fazer o que devia com o foco necessário. E com muitas horas de trabalho, que foram sempre registadas, e uma conversa franca com a minha querida cliente acerca dos meus desafios, lá me safei. 

Chegado setembro, já em minha casa e com filhos no ATL, abro o Toggl e descubro que desde o último pack pago pela minha cliente, fiz mais 30h que nunca faturei. O meu coração parou! E agora? O que faço? Não posso de repente comunicar este valor “vindo do céu”, quando o combinado era eu ir comunicando as horas gastas. A minha necessidade de entregar valor e satisfazer as necessidades dela foi sempre tão perentória que me esqueci de ir vendo os relatórios! Creio que, inconscientemente, estava a negar-me o valor do meu próprio trabalho.

Devo confessar que adiei a conversa, estudei minuciosamente onde poderia ter-me equivocado nos registos (estava tudo impecável), e sofri por antecedência. Já via o meu trabalho de semi-férias como quem diz, atirado ao Mar Cantábrico, desde onde falava com a minha cliente enquanto fazia castelos de areia com os meus filhos. Adiei uns dias, até que não deu para adiar mais.

Tive uma conversa franca com ela, e disponibilizei-me para assumir parte da perda, por ter falhado naquela parte do contrato em que é suposto eu enviar relatórios quando os packs de horas estão a 80%. A minha cliente é uma pessoa honesta, profissional e tremendamente humana, que entendeu o erro, e quis pagar na totalidade. Se fosse a primeira vez que trabalhava com ela, creio que teria passado ainda pior ao ter esta conversa. Mas neste caso, a confiança fez a diferença. Mandei as faturas correspondentes, e fiz questão de fazer-lhe uma atenção, porque acredito que devemos trabalhar assumindo a responsabilidade pelos nossos atos. 

Há várias aprendizagens nesta história que eu gostava de partilhar: 

  1. Define claramente quando estás disponível e quando não estás. As “semi-férias” são um estado desconfortável para os clientes, para a família, e sobre todo para nós, que sentimos que não estamos totalmente entregues a rigorosamente nada.
  2. Se trabalhas por horas, cria um lembrete para comprovares o estado dos teus packs. Organiza-te para todas as sextas-feiras, por exemplo, enviares relatórios aos teus clientes. 
  3. Trabalha a comunicação e a confiança com o teu cliente, mesmo quando dói (muito). Porque o canal que abres para escutar os desafios dele, a confiança que dás quando o apoias no dia em que te pede um trabalho extra, etc., são os mesmos fatores que fazem com que ele entenda os teus erros e esteja dispostos a assumi-los como parte do processo de trabalhar com base na delegação.

Sê impecável, sobretudo quando te enganas. Para mim esta é a fórmula para ter mais sucesso e ser feliz. Poderia ter faturado o valor na totalidade, mas não iria dormir tranquila! O desconto que fiz, muito mas do que o valor que deixei de receber, é uma “moedinha” no “mealheiro da confiança” que tenho com a minha cliente. Foi antes uma mensagem diferente de comunicar que não quero apenas trabalhar para ela, mas sim com ela: “Estamos juntas nisto, e juntas vamos ter sucesso!”.

E tu, que grandes erros já cometeste que te fizeram questionar-te a tua forma de trabalhar? Partilha connosco e com a comunidade!