O que todos os assistentes virtuais têm em comum

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Começo este artigo com um disclaimer: aqui vais encontrar a minha opinião, fundamentada na minha experiência e na rede de contactos que a minha viagem pela assistência virtual me tem trazido. Não é uma verdade absoluta, nem pretende ser. Pretende antes ser uma reflexão para todas as Assistentes Virtuais e para os empreendedores e empresas que pretendem contratar uma. 

No artigo Como ser Assistente Virtual expliquei que um assistente virtual é um profissional que presta apoio (a empreendedores, freelancers, empresas) de forma remota. É um chapéu amplo, chamemos-lhe assim. 

Um assistente virtual não é necessariamente uma secretária remota.

Os serviços que um assistente virtual oferece são baseados nas suas competências, nas suas capacidades e no seu percurso. Por isso, é difícil encontrar dois assistentes virtuais iguais. 

Em Portugal o número de Assistentes Virtuais ainda não é muito expressivo, mas é-o em outros países e podemos utilizar estes modelos para compreender o meu entendimento de Assistente Virtual.

Já vi designações como Design Virtual Assistant, Tech Virtual Assistant, Pinterest Virtual Assistant, entre outras. Estes profissionais colocam a sua especialidade de forma evidente nas suas redes profissionais, para que seja fácil compreender a sua especialidade, a sua diferenciação, o seu posicionamento. Ainda assim, e reforçando, o chapéu de assistente virtual continua a servir-lhes bem. 

Esta amplitude permite que cada assistente virtual tenha a oportunidade de oferecer serviços alinhados com as suas competências, capacidades e gostos pessoais – o sonho que tantas pessoas que entram em contacto connosco têm! 

Ao mesmo tempo, há que considerar o grande desafio que é explicar o que faz um assistente virtual e que características tem ou deve ter este profissional. 

Depois das muitas pesquisas que fiz, dos e das Assistentes Virtuais com quem falei e daqueles que tive oportunidade de formar e/ ou treinar, percebi que há algo que todos têm em comum: o valor “contribuição”.

Um assistente virtual gosta de contribuir para o sucesso do seu cliente, gosta de se sentir útil, prestável e de estar ao serviço. 

É importante não confundir “ajudar os outros” com “contribuir”. 

Já me disseram vezes sem conta que a profissão de sonho envolve ajudar os outros.

Na minha perspectiva, todas as profissões nos permitem ajudar os outros: o padeiro ajuda os outros fazendo pão, a senhora das limpezas ajuda os outros mantendo as casas/ escritórios limpos e higienizados, o jardineiro ajuda tratando do jardim, o professor ensinando e apoiando o desenvolvimento dos alunos, entre tantos outros exemplos que poderia trazer… 

Nós somos seres interdependentes, por isso estabelecemos relações de apoio entre nós. 

A contribuição de um assistente virtual é dirigida : este profissional quer fazer parte do sucesso de uma marca ou de uma empresa. Quer estar envolvido, quer contribuir com aquilo que melhor sabe fazer para que aquele projeto seja um sucesso. E se há algum assistente virtual que não o queira, por favor que se acuse 😉

Em suma, o assistente virtual acaba por ser o parceiro do empreendedor que o irá apoiar a alcançar os seus objetivos, assumindo a responsabilidade pelas tarefas que domina. 

Sobretudo quando falo nas tarefas administrativas parece ser confusa esta ideia de parceria e de contributo para a prossecução de objetivos. 

Gostava então de desconstruir aqui a ideia. Não temos de estar “na linha da frente” para que aquilo que fazemos seja significativo. 

Há empreendedores que recebem 10 emails por dia, outros 50, outros 150. Sem dar demasiada importância ao número em si, vamos considerar que metade destes emails vem de clientes e parceiros…

Como pode o empreendedor alcançar os seus objetivos e até focar nas tarefas lucrativas do seu negócio se não consegue dar resposta ou acompanhar os clientes, potenciais clientes e parceiros com quem está envolvido? 

Se um empreendedor, que se viu confrontado com a questão de ou estar a vender ou a prestar os seus serviços, ou estar a acompanhar os seus clientes após a compra, contrata um assistente virtual, sente, quase no imediato, maior libertação, mais tempo e foco para as tarefas que precisam mesmo de ser asseguradas por si e que o acompanhamento e a satisfação dos seus clientes está agora potenciada. 

Tratar do atendimento ao cliente é uma forma de contribuir, de apoiar, de ajudar a alcançar objetivos. Não é a única, mas é uma forma válida e uma tarefa bastante procurada em Assistentes Virtuais. 

Por outro lado, surge por vezes uma barreira que leva os empreendedores a adiarem a contratação de um assistente virtual: a confiança. Delegar exige confiança. 

Quando iniciei a minha atividade de Assistente Virtual tinha alguma dificuldade em compreender essa dificuldade. Na minha mente, delegar uma tarefa que vai ser realizada de forma remota não era nada diferente de delegar uma tarefa a um colaborador que partilha o mesmo escritório que nós – afinal, cada um vai estar no seu computador a realizar a tarefa, isso não muda. 

Só depois de ser mãe compreendi esta dificuldade. Quando a minha filha fez 4 meses decidi colocá-la numa ama. Não conseguia trabalhar tendo-a em casa e sentia que não conseguia estar a 100% nem como mãe, nem como assistente virtual. 

Apesar de ter este dado e de me sentir em esforço para manter ambos os pratos da balança em equilíbrio, não foi fácil dar o passo. 

Porque eu precisava de confiar. 

Eu precisava de escolher uma pessoa que compreendesse a minha visão da maternidade, que compreendesse os horários e rotinas da minha filha e, acima de tudo, eu tinha de acreditar que a minha filha ia ser bem tratada e acarinhada. 

Nesta altura eu compreendi a dificuldade por que os meus clientes tinham passado e ganhei empatia por todos aqueles que me contactavam e reportavam a mesma dificuldade. 

O assistente virtual pode estar disponível, pode ter esta vontade de contribuir para o sucesso do cliente, mas a confiança tem de ser criada previamente, para que o empreendedor sinta:

  • Que o seu negócio vai ser cuidado com respeito 
  • Que o assistente virtual compreendeu a sua forma de atuar e as expectativas que o empreendedor tem sobre o seu trabalho 
  • Que o assistente virtual sabe realizar as tarefas 

Esta é a segunda coisa que todos os Assistentes Virtuais têm em comum: necessidade de gerar confiança nos seus clientes e potenciais clientes desde o momento zero.