Como é o horário de um Assistente Virtual?

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Na Academia de Assistentes Virtuais somos fãs de dicas de produtividade e de gestão do tempo, e queremos partilhar contigo conteúdo sobre este tópico tão importante: o horário de um Assistente Virtual.

Nestes tempos incertos cada dia é um desafio em termos laborais. Para muitos, a novidade do trabalho remoto e para outros, o facto de termos os filhos em casa desafiam constantemente a nossa produtividade.

Efetivamente, todos os livros sobre produtividade e desenvolvimento pessoal falam do poder das rotinas. No fundo, se tivermos o tempo estruturado com durações para cada atividade o mais definidas possíveis, temos muitas mais possibilidades de cumprir os nossos objetivos do que se, simplesmente, nos sentarmos à trabalhar sem regras definidas à priori.

Uma coisa é certa: cada pessoa é diferente. Cada AV também terá rotinas diferentes, adaptadas ao seu estilo de vida e às suas circunstâncias, mas o facto de ter um esqueleto definido ao qual se aderir com consistência vai ser uma das bases do sucesso de qualquer Assistente Virtual!

Vários fatores definem o horário de um Assistente Virtual

De que vai depender a estrutura de um dia típico de um AV?

Do objetivo que tiver desenvolvido para criar um negócio à sua medida. 

Poderá ser ter a liberdade para acompanhar os filhos nos primeiros anos (como é o meu caso) ou outra pessoa dependente; o negócio poderá ter sido criado como um reforço a uma outra atividade por conta própria; ou até como uma oportunidade de explorar o nomadismo e viajar pelo mundo enquanto se trabalha.

Do grau de envolvimento no negócio, e outras realidades associadas.

Se o AV dividir o tempo dedicado a esta atividade com um outro trabalho (seja por conta própria ou de outrem), a realidade diária vai mudar bastante. E se esse trabalho tiver de ser desenvolvido num espaço físico diferente, terá de ter em conta, além de tudo o resto, os tempos de deslocação.

Do tipo de colaboração que estabelece com os seus clientes.

Trabalhar em avença em troca de X tempo aproximado é diferente do que trabalhar em avença por X horas/dia a horas específicas. No primeiro caso, o AV pode-se beneficiar de alguma flexibilidade, embora a responsabilidade para dar resposta a todas as solicitações do cliente possa ser um desafio. Já no segundo é mais fácil estabelecer rotinas, e o preço que se paga é a flexibilidade.

Por outro lado, se o AV decidir trabalhar por projeto, por exemplo, para acompanhar uma determinada fase do negócio do cliente, poderá ter que alocar mais blocos do seu tempo durante determinado esse período. Terá de fazer estimativas e tentar ajustá-las aos outros clientes, se os tiver.

Por último, trabalhar por pacote de horas, uma solução muito frequente, também oferece alguns benefícios em termos de flexibilidade, mas vai depender sempre das necessidades do cliente e do tipo de serviços a oferecer.

Tanto quanto sei, muitos AV trabalham com uma combinação destes três modos de colaboração. Isso é fantástico, dá-nos uma sensação de estarmos efetivamente a criar o nosso negócio à medida, numa perspetiva completamente oposta ao “trabalho tradicional”.

Contudo, exige muita disciplina! Especialmente quando começamos nesta atividade, sentimos um misto de confiança em nós e de medo de não conseguirmos conciliar tudo. É possível, claro, mas é preciso muito foco e de horários estruturados.

Exemplo de horário de um Assistente Virtual

Em tempos normais pré-Covid19 eu tinha uma rotina, um dia orientado e pré-definido.

Se bem é certo que cada dia é diferente, termos um esqueleto ajuda-nos a libertar a carga a de estar a decidir quando fazer o quê, e a eliminar riscos de perder o foco.

O meu dia-a-dia, mesmo em tempos de pré-pandemia, é muito regido pela vida familiar. Quem não tiver filhos, evidentemente, poderá preencher o seu tempo de outra forma. Esta é a minha estrutura base:

(FAMÍLIA E VIDA PESSOAL)

7h30 – Acordar, higiene pessoal

8h00 – Acordar e tratar dos filhos

8h15 – Pequenos-almoços

8h45 – Ida à escola

TRABALHO (em casa)

9h30-9h45 – Café e objetivos

Gosto de preparar um café e escrever como vai ser o meu dia. Vejo os emails, abro o meu Trello, e preparo-me mentalmente para ser uma estrela AV!

9h45 – Aquecimento

Gosto de começar por tarefas pequenas que não têm o tempo contabilizado, seja respostas a emails curtos, seja imprimir alguma coisa, solicitar alguma informação… é uma espécie de aquecimento que me permite já deixar algumas coisas pequenas resolvidas. Poder riscar elementos da lista dá-me o empurrãozinho extra para começar!

10h00 – Trabalho de avença

Aos clientes com quem trabalho numa colaboração neste formato dou a atenção logo de manhã. Por vários motivos: porque costumo ter mais coisas pendentes com eles, porque são os clientes mais importantes na minha carteira e porque quero mantê-los satisfeitos!

10h45 – Pausa

Não é certo que faça uma pausa aos 45 minutos, mas é um bom momento. Durante anos tentava focar-me durante horas, pensando que assim seria mais produtiva. Erro. Todas as investigações que a ciência fez demonstram que as pausas são essenciais para a produtividade. Para, respira. Se estiveres por casa, dá uma voltinha, vai à casa de banho, faz alguma tarefa doméstica. Mexer é importantíssimo para oxigenar o cérebro!

11h – Trabalho concentrado

Por volta desta hora já estou mais do que desperta e oxigenada. Estou pronta a fazer aquele trabalho que exige maior concentração, trabalho criativo ou que exige foco. Normalmente já é trabalho por horas. Ligo o contador e começo a trabalhar. Há dias em que as tarefas pendentes não exigem grande esforço, e por vezes é de agradecer. 

11h45 – Pausa

Neste momento bebo água ou outro café descafeinado, como uma fruta, preparo algo para o almoço, vou buscar o correio, ou simplesmente vou até outra divisão e vou ver as notícias e novidades na internet. Às vezes salto esta pausa (e não devia) e vou almoçar mais cedo…

12h – Trabalho

Neste bloco de horas tento trabalhar nos meus projetos, embora nem sempre consiga.

É uma hora excelente para trabalhar, mas costuma haver muitas solicitações, emails, mensagens, telefonemas… É no meio desta azáfama que começo a sentir cansaço, que às vezes é falta de concentração devido a essas distrações todas. Obrigar-se a desligar é crucial para sermos produtivos! 

13h – Almoço, arrumações e outras tarefas

Costumo preparar refeições, almoçar, arrumar a casa… É nesta fase que todos os dias penso em ir trabalhar para um cowork, para não sentir o peso das tarefas domésticas a toda hora! Respiro fundo e tento sentir-me grata pela possibilidade de trabalhar no meu espaço. Também aproveito para fazer algum telefonema ou até sair de casa para ir comprar pão ou algo do género.

14h – Descanso, sesta ou leitura

Depois de almoçar, o organismo ressente-se. Para mim, uns minutinhos deitada funcionam às mil maravilhas para retomar o trabalho com força. Se bem sou uma grandíssima fã da sesta (aos fins de semana durmo 2h), e sou consciente dos seus inúmero benefícios, a realidade é que nem sempre dá para fazer. 

14h30 – Trabalho

Nesta fase muita gente, se não tiver descansado, ou se tiver comido demasiado ao almoço, fica sonolenta. O sangue é dirigido para fazer a digestão. Uma solução será ir dar uma caminhada curta, ou beber um café para acordar de novo. 

Até às 17h 

De novo, o trabalho com pausas é o recomendado. O meu trabalho à tarde já é menos estruturado, pois vai depender do que ficou pendente durante a manhã, se entretanto houve respostas a emails enviados que dão continuidade aos trabalhos, etc. Também à tarde gosto de fechar tudo o que tiver a ver com a gestão do meu projeto: contabilidade, marketing, faturas, emails a colaboradores, pagamentos, etc.

(FAMÍLIA)

17h30 – Ir buscar os filhos à escola 

Compras, trabalhos de casa, banhos, fazer jantar, etc.

20h00 – Jantar

21h30 – Deitar os filhos

22h30 – Tempo para leitura e descanso

11h – Deitar

Este é apenas o meu dia-a-dia típico, mas tendo já falado com outros AV, principalmente mães, julgo que terá muitas coisas em comum. 

Claro que há horários e gostos diferentes… o importante a reter é que é preciso estar de olho nas tarefas a fazer e no relógio, para nada descambar e acumular trabalho desnecessariamente. O horário de um Assistente Virtual será a base do seu sucesso!

Como disse no início, cada pessoa é diferente e as suas circunstâncias também, contudo, há dicas gerais que podemos seguir para sermos produtivos.

5 dicas a ter em conta para o horário de um Assistente Virtual:

Contar bem o tempo que aplicas a cada projeto e cliente. 

Existem contadores online que permitem fazer seguimento e criar relatórios separados por projetos, para enviar aos clientes.

Fazer pausas frequentes e com o objetivo de desligar. 

Reforço a necessidade de fazer pausas para sermos extremadamente produtivos!

Entre 45min e 1h será necessário parar para mexer, hidratar-nos e desligar durante uns minutos. 

Criar ambiente focado.

Sei que a AV que trabalham de pijama, em qualquer canto que tenham disponível do momento. Se bem já passei por ai (primeiros meses da maternidade, viver numa casa pequena, etc.), é importantíssimo para o nosso mindsetfazermos os possíveis por estarmos minimamente arranjados e contarmos com um espaço dedicado, limpo e arrumado. 

Ter sistemas de organização pessoal. 

Sejam ferramentas virtuais (existem dezenas) ou seja um caderno e uma caneta simples, é crucial teres onde anotar os teus projetos e fazeres seguimento do tempo investido em cada coisa.

Criar sistemas de backup e limpeza do espaço virtual.

Um AV trabalha com vários clientes, muitos dados e informação digital. Recomendo fazer uma limpeza frequente das pastas do meu computador (eu tento fazer às 6ª-feiras) e também fazer backups num disco externo. Não podemos dar-nos ao luxo de perder informação!

Espero que tenhas gostado deste artigo sobre o horário de um Assistente Virtual.

E por ai, como organizas os teus dias?