Como melhorar a tua gestão de tempo e produtividade

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Ao longo da minha vida profissional tenho tido fases mais e menos produtivas. Em alturas em que fui verdadeiramente produtiva, havia sempre comentários menos bons que insinuavam que eu tinha pouco trabalho, daí ser capaz de fazer tantas coisas…

Será que é mesmo a quantidade de trabalho que influencia a produtividade?

Em última análise, a verdadeira diferença estava numa boa gestão do meu tempo: temos todos 24 horas por dia – se passamos cerca de 8h a dormir, sobram-nos 16 horinhas para tudo o resto!

A melhor técnica para mim sempre foi algo bastante rudimentar: um calendário com uma vista semanal, impresso em papel.

Somos todos diferentes e, mais do que seguir um método “infalível” que alguém partilha, importa compreender o que funciona connosco.

Como eu usava o meu calendário semanal:

  • Bloqueava (pintava) todo o tempo que estava mesmo indisponível – fosse com atividades laborais ou pessoais
  • No tempo que me sobrava, encaixava ‘marcações’ com as tarefas que tinha para fazer.

Ainda que pareça demasiado simplista, o que garanto é que funcionava na perfeição: Não me esquecia de nada, estava presente em todos os eventos da vida dos meus filhos, fazia as minhas tarefas e ainda conseguia dar apoio em tarefas transversais do departamento em que estava inserida na empresa para a qual trabalhava. Parecia tão fácil que aparentava sobrar-me tempo!

Não era fácil na altura e continua a não ser fácil neste momento, trabalhando por conta própria e numa atividade que exige constantes mudanças e alteração de foco, em função do negócio de cada cliente para quem fazemos tarefas. Por isso, reforço que há todo um mundo de métodos, técnicas e ferramentas que pode ser explorado até que seja encontrada a solução que melhor se adequa a nós.

Investir numa boa gestão do nosso tempo traz inúmeros benefícios:

  • Maior controlo do que temos para fazer
  • Maior auto-confiança
  • Obtenção de mais e melhores resultados
  • Melhoria dos nossos níveis de produtividade
  • Mais facilidade em atingimos os objetivos a que nos propomos
  • Redução significa dos nossos níveis de stress e ansiedade

Seja qual for a ferramenta ou o método utilizado, há 3  pilares que asseguram uma gestão do tempo eficaz:

  1. Planeamento

Não há sucesso sem planeamento. É importante planear pois desta forma também organizamos a nossa mente e pomos intenção no que queremos cumprir.

Na sexta-feira, há que planear a semana seguinte, ver reuniões ou marcações que tenhamos, listar as tarefas que temos que ter prontas até ao final da semana, etc.

Depois do planeamento semanal, no final de cada dia há que fazer exatamente o mesmo relativamente ao dia que se segue e listar tarefas que tenham ficado pendentes ou que precisem de mais tempo do que inicialmente previmos e as tarefas mais importantes que temos a fazer no dia seguinte. Aqui, a dica é, na manhã seguinte, antes de qualquer coisa, cumprir essas tarefas primordiais antes de qualquer outra coisa, sem qualquer distração ou perda de foco.

À medida que vamos cumprindo as tarefas, vamos riscando ou assinalando o seu cumprimento pois a nossa mente também gosta de ver que as tarefas estão a ser cumpridas, aumentando a nossa sensação de recompensa e consequentemente a nossa motivação e produtividade.

  1. Objetivos

Este ponto podia estar incluído no planeamento, no entanto resolvi destaca-lo, pois, embora não deixe de ser planeamento, é um planeamento diferente. As metas e objetivos que traçamos, dão-nos visão, direção. São estes que nos mostram o caminho a seguir a médio / longo prazo.

Escrever os nossos objetivos e definir os passos que pensamos serem necessários para os atingir é importante pois materializa o que nos vai na mente, comprometendo-nos verdadeiramente com aquilo a que nos propomos. Os objetivos têm que ser claros, realistas mas desafiadores para que consigamos expandir-nos com o seu atingimento e não frustrar-nos por termos definido algo que seria inalcançável.

Estes devem ser revistos com regularidade, nunca menos que uma revisão por trimestre. Às vezes os objetivos têm que ser repensados e realinhados, dependendo do que a vida nos vai trazendo, para que possam continuar adequados. Sem este seguimento, eles ficam esquecidos – não percas o foco e reserva um espaço na tua agenda para este processo.

  1. Prazos e prioridades

Define prazos para a conclusão de cada tarefa e impõe-te o cumprimento destes prazos. Se tens prazos definidos por terceiros, lembra-te de estabelecer um mais curto para ti, para te dar tempo de rever o trabalho, submeter a avaliação/validação do cliente e teres tempo de fazer os ajustes necessários para que o trabalho final seja entregue no prazo definido. Fazer isto apenas te dará uma maior sensação de controlo como vai mostrar o teu profissionalismo e eficiência.

Há imensos métodos e ferramentas, sugiro que vás experimentando aqueles com que te sentires mais confortável.

Tenho a certeza que depois da leitura deste artigo terás mais algumas ideias de novas formas de organização e de pequenos truques e alterações aplicáveis ao teu dia a dia e que poderão aumentar significativamente a tua produtividade e, quem sabe, ganhar mais tempo para ti e/ou para a tua família!