6 dicas para ter reuniões superprodutivas com os teus clientes

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Na era da comunicação, em que a internet está tão presente como o ar que respiramos, é normal vivermos num estado de ligação constante. Todos esperamos respostas imediatas (a telefonemas, a encomendas de produtos ou serviços, a mensagens pessoais), mas somos conscientes do outro lado da moeda, a dificuldade de nos desligarmos.

Muitas vezes, nós, Assistentes Virtuais, sentimo-nos logo ansiosos quando perdemos a
ligação à internet, com medo que alguém possa solicitar algo de nós. Contudo, esse estado de alerta superficial constante impede o nosso cérebro de nos focarmos em algo por períodos mais longos, e o nosso trabalho é a vítima que mais sofre com essa deficiência. Já vários investigadores indicaram que a hiperconetividade conduz à dispersão.

No trabalho de Assistência Virtual podemos, claro está, manter a comunicação por várias vias e de forma síncrona (conversas em tempo real, telefonemas) ou assíncrona (email, mensagens. etc). Se bem todas elas são válidas, há uma delas, a reunião, que, quando bem gerida, pode acelerar a nossa produtividade e poupar-nos horas de chat, dezenas de emails e muitos minutos de conversas telefónicas.

É a reunião o bicho papão da produtividade?

Na extensa literatura sobre negócios, encontramos muitos detratores das reuniões,
elas têm fama de ser os buracos-negros da vida profissional
. Eu não sou particularmente detratora deste tipo de comunicação, de facto, as reuniões parecem- me muito válidas e úteis sempre que:

  1. Aconteçam com a frequência estritamente necessária;
  2. Tenham objetivos definidos e claros;
  3. Sejam planeadas no tempo e no espaço;
  4. Terminem com um plano de ação específico.

As reuniões acontecem para apresentar, transmitir e discutir ideias com o intuito de alcançar algum objetivo. Por isso, podemos considerá-las como pontos-chave de lançamento ou de continuidade dos projetos, que podem permitir uma melhor planificação do nosso trabalho e uma maior produtividade.

Pode parecer óbvio que os clientes fazem o seu próprio planeamento sobre as tarefas a delegar, mas a minha experiência diz que muitas vezes eles próprios andam às apalpadelas. Por isso, é o nosso dever ajudar o cliente a se organizar e questioná-lo sobre o que será preciso fazer a seguir e esclarecer todas as dúvidas. A reunião proporciona-nos uma base regular para trabalhar numa lógica de Ação em vez da Reação.

Onde reunir?

Para quem, como nós, trabalha à distância, é claro que as reuniões acontecem quase
sempre em espaços digitais
, mas podem também reunir de modo presencial por algum
motivo especial. (Pessoalmente gosto de ter alguma reunião ou encontro presencial com cada cliente. Já tive reuniões presenciais de kick-off que foram valiosíssimas na nossa relação,
outras aconteceram para eu conhecer a equipa de projetos com quem iria colaborar).

Para participar numa reunião online podemos usar qualquer ferramenta que permita,
áudio (uma conversa telefónica planeada por ser uma reunião), ou, idealmente, vídeo.

  • Áudio: Telefone, Whatsapp, Messenger, etc.
  • Vídeo: Skype, Whatsapp, Messenger, Zoom, etc. Todas estas funcionam bem com um
    número reduzido de participantes, sendo que a Zoom permite criar autênticos auditórios virtuais, com até milhares de pessoas.

Conselhos para ter reuniões superprodutivas

Para poupar-te à penosa experiência de perder tempo em reuniões improfícuas com
os teus clientes, deixo-te aqui 6 conselhos que me parecem importantes para maximizar os benefícios e tornar as tuas reuniões superprodutivas.

Antes da reunião

1. PREPARAR UM GUIÃO. Ter sempre um guião preparado com os conteúdos que vão ser apresentados ou questionados e partilhá-lo com o cliente ou equipa permite fazer um seguimento dos conteúdos e controlar o tempo da reunião.

No caso de conversas presenciais ou por voz, o ideal é todos terem acesso ao guião com alguma antecedência. Caso seja o teu cliente a preparar a reunião, podes pedir-lhe para to mandar com tempo. Já no caso da videoconferência, qualquer um dos participantes pode partilhar a tela (diria que todas as aplicações hoje permitem fazê-lo) para todos poderem acompanhar os pontos de discussão.

2. VERIFICAR QUE TENS TUDO O QUE PRECISAS. Isto inclui coisas como: o link para a sala virtual, os documentos de apoio à mão, as páginas de internet abertas, o telemóvel desligado, um caderno de notas e uma caneta, entre outras.

Durante a reunião

3. COLOCAR DÚVIDAS. Se na tua reunião vais precisar mais de ouvir do que de falar, vai tomando notas no teu caderno e coloca as tuas questões no momento que achares mais pertinente (no fim de cada ponto ou no fim da reunião). Algumas ferramentas de videoconferência, como o Zoom, permitem alçar a mão, do mesmo modo que faríamos numa reunião presencial. Se possível, por uma questão de produtividade, não termines a reunião com dúvidas. Uma maior clareza permite sempre uma melhor execução.

4. DEFINIR PRÓXIMOS PASSOS. Já no fim da conversa, assume com o teu cliente os próximos passos, (ex.: o que é preciso eu fazer a seguir?) e “obriga-o” a que assuma também as suas responsabilidades (ex.: tem de enviar um documento, dar as credenciais para entrar num site, etc.).

Por vezes temos de ser os guardiões não apenas da nossa produtividade mas também da do cliente; afinal de contas, é para isso que ele contrata um Assistente Virtual! Se o teu cliente falhar algum dos seus objetivos porque não te proporcionou atempadamente a informação necessária, a culpa é dele? Sim e não, e a resposta só depende de ti. Eu sou apologista de ser uma parceira do cliente, alguém que o ajuda a triunfar, e não apenas uma tarefeira que apenas executa sem pensar. Mas isso é uma escolha pessoal e matéria para outro artigo…

Depois da reunião

5. ENVIAR UM RESUMO DA CONVERSA. Sucede muitas vezes, sobre tudo nas reuniões longas, que as ideias são discutidas em profundidade, para frente e para trás, mas nunca chega a ser feita uma confirmação das decisões que foram tomadas. Se utilizares uma ferramenta de videoconferência tipo Zoom, podes gravar o vídeo para depois rever com detalhe alguma parte que possa ter ficado menos clara para ti.

Pessoalmente, gosto sempre de enviar um email a seguir, com os pontos mais relevantes que foram discutidos (pode-se usar o guião como base), as decisões que foram tomadas e as responsabilidades de cada uma das partes. Isto cria clareza e evita desentendimentos. Exige que o cliente confirme se está tudo bem e se os teus apontamentos e responsabilidades estão corretos.

6. TRANSPORTAR AS TUAS RESPONSABILIDADES PARA ALGUMA FERRAMENTA
DE GESTÃO DE PROJETOS
. Podes fazer isto no teu caderno de trabalho, se tiveres, ou nalguma das inúmeras ferramentas digitais que existem. Neste passo, inclui toda a informação acessória (tempos de entrega, outras pessoas envolvidas, recursos externos, etc.) para uma execução eficaz da tarefa.

Eu gosto de tomar nota de tudo no Trello, mas conheço Assistentes Virtuais que adoram o Airtable, o Monday, o ClickUp, e outras ainda apenas trabalham (e de forma brilhante) com um caderno de papel que mantêm super organizado e bonito. O mais importante não é, evidentemente, a ferramenta, é fazeres a gestão e o seguimento minucioso e rigoroso do teu trabalho.

EM SUMA

Espera-se de ti: proatividade na preparação da conversa, atenção ao detalhe durante a
reunião, assertividade após o fecho, e profissionalismo em todo o processo.

Se conseguires executar estes passos nas tuas reuniões com os teus clientes, vais conseguir
focar-te no trabalho delegado sem necessidade de comunicar constantemente com outras
ferramentas. Deste modo vais aumentar a tua produtividade, tirar mais partido das tuas
horas, e o teu cliente vai ficar mais do que satisfeito e surpreendido com os teus serviços!