10 dicas para delegar com sucesso e fazer o seu negócio crescer

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Delegar é o segredo mais bem guardado

Nos dias apressados que vivemos, muitos empreendedores sonham com ter tempo. Tempo para eles próprios e a sua saúde, os seus hobbies, para desfrutar da família, e também para fazer crescer os seus projetos e alavancar os seus negócios. Pois bem, se este for o seu caso, a delegação efetiva pode trazer muitos benefícios, ajudar a concretizar os seus sonhos e ganhar o tempo, a liberdade e o sucesso que procura.

Delegar é um dos segredos mais bem guardados dos empreendedores de sucesso. É possível levar avante grandes projetos se passar o trabalho mais enfadonho para si a outras pessoas em quem confia. 

Quem delega pode focar-se nas atividades estratégicas para o negócio, que são aquelas que trazem maior Retorno do Investimento.

Contudo, se o empreendedor não souber como delegar, corre o risco de perder tempo em vez de o ganhar, de ficar frustrado, perdido, e, afinal, acabar por fazer tudo sozinho de novo, tendo gasto tempo e dinheiro em vão.

Se leu autores como o Tim Ferriss, já sabe que delegar funciona, mas provavelmente ninguém lhe ensinou como dominar a arte de fazê-lo com sucesso. Ninguém nasce ensinado e delegar não é algo intuitivo. Como qualquer outra capacidade, aprende-se e treina-se atéconseguir exercê-la naturalmente.

Hoje quero partilhar 10 dicas que poderão ajudá-lo na hora de delegar, para que ganhe o tempo e um negócio mais rentável.

1. Foque-se naquilo que vai poder fazer quando começar a delegar

É fácil cair no erro de pensar que delegar lhe vai ficar caro em tempo, dinheiro e energia. Para perceber se é mesmo assim, faça uma lista de 10 atividades de grande retorno que vai poder empreender quando tiver tempo disponível. Ao focar-se no seu potencial, vai entender que 

a delegação não é um custo, mas sim uma rampa de lançamento para algo maior e melhor.

2. Estabeleça um objetivo 

Se não souber para onde quer ir, não poderá escolher um caminho. Reflita por uns instantes e responda a isto: O que é que eu quero conseguir especificamente delegando as tarefas X, Y e Z?

3. Encontre a pessoa certa

Certifique-se que a pessoa em quem vai delegar (um membro da sua equipa, um empregado, um Assistente Virtual, etc.) tem qualificações e experiência suficientes para o que procura. Porém, mais importante ainda é a atitude que a pessoa demonstra perante os desafios. Você precisa de uma pessoa com recursos, criatividade e vontade de aprender. Pense também que, quase sempre, feito é melhor do que perfeito. Comece por delegar tarefas mais simples e menos arriscadas e, aos poucos, vá aumentando a complexidade do trabalho e a responsabilidade dessa pessoa. Fique sempre com a palavra final em relação ao resultado.

4. Mantenha um sistema de gestão — e ensine através dele

Se não nos apoiarmos num sistema fácil e efetivo para organizar o nosso trabalho, é comum procrastinar, falhar datas, etc. Para delegar bem, um empreendedor solitário tem de se tornar um “gestor de projetos básico”, uma vez que vai começar a ter pessoas sob a sua alçada. Se ainda não o faz, comece já a usar algum sistema de gestão de projetos ou de visualização de tarefas para lhe facilitar a escolha daquelas que pretende delegar. Depois, envolva o seu assistente no sistema para fazer seguimento do estado das tarefas. Isto poupa tempo e trabalho a ambas as partes.

5. Defina prioridades

Para chegar ao seu objetivo precisa de identificar e distinguir as tarefas delegáveis das não delegáveis. Para cada tarefa pergunte-se: “Tenho mesmo de ser eu a fazer isto?”. Não caia no erro de confundir o que prefere fazer com o que precisa de fazer para alcançar os seu objetivos. Provavelmente haverá tarefas na sua lista que, pelo motivo que for, não poderá delegar. Delegue as tarefas que podem ser feitas por outrem e ganhe assim tempo para as primeiras.

6. Comunique claramente o resultado final

A sua ideia de resultado esperado para uma tarefa não serve de nada se estiver apenas na sua cabeça. Explique em detalhe o que é desejado, dê a formação necessária, e aceite que a pessoa que escolheu tem capacidade para fazer o trabalho tão bem quanto você mesmo. Se duvidar, volte ao ponto 3 e confie (feito é melhor que perfeito). Se mesmo assim tiver dúvidas, repense a sua escolha em relação à pessoa em quem delega.

7. Conceda liberdade (em vez de fazer microgestão)

Um assistente é uma pessoa com juízo próprio, que também pode resolver questões por si só, e que até poderá encontrar uma solução distinta e mais eficaz do que aquela que você tinha pensado inicialmente, se lhe conceder liberdade para isso. Quando dá confiança ao seu assistente, os resultados podem surpreender!

8. Dê feedback amável e honesto

O mais provável é que o seu assistente tenha feito o melhor que soube no tempo disponível e com as ferramentas e informação que tinha. Agradeça o trabalho, mas também seja crítico. Primeiro, seja crítico consigo próprio e avalie o que falhou do seu lado (subestimou o tempo necessário? Não foi claro no resultado esperado?). 

Feita esta reflexão, seja crítico com quem fez o trabalho, explique o que correu mal e oriente-o sobre como pode fazer melhor nas próximas vezes. Não se esqueça de ouvir também a sua parte — poderá ter havido ruído ou fatores surpresa a interferir no processo. Só quando há uma comunicação honesta de ambas as partes, o trabalho flui. A questão mais importante é: 

A confiança é a base uma delegação bem sucedida.

9. Aprenda com os erros

Os erros são oportunidades para aprender a fazer melhor. Reflita o que é que correu mal ou o que poderia ter corrido melhor. Questione-se:

  • Houve falhas na comunicação?, 
  • Que ferramentas faltaram ou não funcionaram?, 
  • Dei condições (informação, tempo) suficientes para concluir a tarefa com sucesso? 

Da próxima vez, confira estes pontos todos com o seu assistente e e veja o que pode resolver para que essas falhas não se repitam.

10. Rodeie-se de pessoas bem sucedidas! 

Socialize e troque impressões com profissionais que já delegam e estão satisfeitos com o resultado. Eles poderão guiá-lo no seu caminho ao sucesso na delegação — e aos bons negócios!